Секретариат соревнования назначается организатором соревнований по согласованию с организацией, осуществляющей общее руководство соревнованием.
Секретариат работает под руководством главного секретаря соревнований, который заблаговременно проводит совещание членов секретариата, распределяет обязанности, проводит необходимый инструктаж.
Члены секретариата обязаны прибыть к месту проведения соревнований не позднее, чем за 60 минут до начала регистрации участников.
В состав секретариата входят:
- председатель счётной комиссии;
- судьи-секретари на регистрации;
- судьи-секретари счетной комиссии.
Председатель счётной комиссии координирует работу и несёт полную ответственность по обязательствам секретариата соревнований. Председатель счетной комиссии может быть Главным секретарем.
Судьи-секретари на регистрации обязаны:
- знать и выполнять Правила и Положение о соревнованиях;
- знать порядок приема и заполнения заявок участников, ведения стартового и итогового протоколов;
- во время регистрации участников проверить соответствие заявки: возраст, класс, танцевальный коллектив, город; наличие взносов, других документов, предусмотренных Положением о соревнованиях;
- выдать идентификационные номера участников;
- сделать список танцевальных коллективов, городов и выданных им идентификационных номеров участников;
- составить список участвующих в соревновании городов, спортивных организаций, танцевальных коллективов и указать общее количество участников для судьи-информатора (ведущего);
- оперативно передавать обработанные заявки на участие судьям-секретарям счетной комиссии соревнований;
Судьи-секретари на регистрации несут полную ответственность перед главной судейской коллегией и участниками соревнований за соответствие выданных номеров поданным заявкам, и за переданные им протоколы хода соревнований.
Судьи-секретари счетной комиссии обязаны:
- знать и выполнять Правила и Положение о соревнованиях;
- на основании заявок участников, поданных судьями на регистрации, составить итоговый протокол;
- по согласованию с главной судейской коллегией готовить необходимую информационную документацию о ходе соревнований;
- обеспечивать судей всей необходимой документацией;
- собирать оценочные листы у судей;
- в соответствии с правилами «Скейтинг-системы» вести протоколы хода соревнований, подводить итоги предварительных туров, финалов и представлять их на утверждение главному секретарю;
- заносить в итоговый протокол соревнований окончательные результаты участников;
- в соответствии с результатами предварительных туров по решению главной судейской коллегии проводить равномерный разброс пар по заходам для последующих туров;
- вносить изменения в программу хода соревнований по решению главной судейской коллегии в соответствии с Правилами соревнований;
- сообщать Главному судье обо всех случаях неправильного или неполного заполнения оценочных листов линейными судьями, а также выставления ими дублирующих мест в финале;
- готовить наградной материал для процедуры награждения;
Судьи-секретари счетной комиссии несут полную ответственность перед главной судейской коллегией за сохранность заявок участников, наличие оценочных листов судей, протоколы хода соревнований и итоговые протоколы.
Судьи-секретари не имеют права обращаться к судьям в момент оценки танца.
Судьи-секретари не имеют права совмещать свои обязанности с другими функциями судейской коллегии соревнований.
Работа судей-секретарей считается законченной только по распоряжению главного секретаря.